Dicas rápidas para fazer anotações durante uma reunião virtual com um cliente estrangeiro

Você já passou por uma situação em que não conseguiu tomar notas completas durante uma reunião virtual com um cliente estrangeiro? Se sim, então você não está sozinho. O problema comum de uma reunião virtual é a limitação de tempo e atenção ao que está sendo dito.

Você precisa entender as informações que seu cliente diz e anotar instruções para a tarefa para uso posterior. Mas se você se concentrar em uma coisa, perderá a outra. Em palavras simples, é como correr para acompanhar tudo o que está sendo dito na reunião.

Mas não precisa se estressar. Existem vários métodos que facilitam a tomada de notas e garantem que você não atrapalhe a reunião. Chegamos, portanto, ao tema do nosso blog. Neste blog, exploraremos diferentes dicas para fazer anotações eficazes durante reuniões virtuais com clientes estrangeiros. Então, vamos lá.

Dicas para fazer anotações eficazes durante uma reunião virtual

Abaixo estão algumas dicas importantes para fazer anotações eficazes durante uma reunião virtual.

Selecione uma estratégia para fazer anotações

Tomar notas não significa anotar tudo o que o cliente diz. Significa anotar os pontos principais para memorizar as informações necessárias.

Por isso, usar uma estratégia eficaz de anotações é a melhor maneira de registrar coisas importantes durante uma reunião virtual. Abaixo, algumas das estratégias de anotações que você pode usar para registrar informações importantes durante uma reunião virtual:

1. O Método Cornell

Essa abordagem envolve dividir as informações em três seções:

1. Uma seção para notas detalhadas

Esta seção envolve anotar detalhes durante a reunião. Para melhores resultados, concentre-se em registrar fatos, necessidades do cliente, decisões tomadas, prazos e detalhes técnicos ou específicos do projeto.

2. Uma seção para palavras-chave ou perguntas

Esta seção é preenchida após a reunião. Nela, anote palavras-chave, perguntas ou sugestões de ação relacionadas às notas à direita.

Como a reunião é com um cliente estrangeiro, você deve:

• Esclareça dúvidas sobre terminologia ou sotaques.
• Inclua referências culturais ou abreviações para acompanhamento.

Isso esclarece todas as informações e elimina quaisquer erros que possam ter ocorrido ao tomar notas durante a comunicação com os clientes.

3. Uma seção para resumos

Esta seção resume as principais ideias e conclusões de toda a reunião. Isso garante que você possa entender facilmente o que é discutido na página.

2. Esboçando

O esboço é um método tradicional usado em muitos lugares para organizar informações. É um método hierárquico de anotações que começa com a ideia principal. Abaixo dela, você pode escrever subtópicos, palavras-chave, detalhes complementares, tópicos ou qualquer outra informação relevante sobre a reunião.

Este método de anotações ajuda você a manter uma sequência lógica com seus dados. Durante a reunião virtual, você pode anotar os detalhes importantes no papel usando esta estratégia de anotações.

3. Mapeamento Mental

O método de anotações por meio de mapas mentais é como uma árvore. Possui uma ideia principal e vários ramos, cada um representando subtópicos e ideias relevantes. Este método de anotações é particularmente usado quando você precisa fazer um brainstorming para encontrar ideias criativas para resolver problemas.

Notas Colaborativas

Se você estiver trabalhando em equipe, a anotação colaborativa é um método eficaz. Nesse método, várias pessoas anotam as informações dos clientes. Após o término da reunião, você pode compartilhar as anotações para preencher as lacunas de informação.

Se você acha que isso não é suficiente, existe outra solução. Durante a reunião, você pode selecionar pessoas específicas para anotar. Durante a reunião, a única tarefa delas é anotar as instruções dadas pelo cliente. Dessa forma, você pode se concentrar na reunião enquanto os outros anotam informações importantes.

Anotações perfeitas com ferramentas tecnológicas

Anotar informações manualmente durante uma reunião pode resultar na perda de detalhes importantes. Para resolver esse problema, ferramentas inteligentes podem ser a solução.

Com as ferramentas certas, você pode anotar todas as informações necessárias na reunião sem erros. Vamos dar uma olhada nas ferramentas que podem ajudar você diretamente durante uma reunião virtual com um cliente estrangeiro.

1. Conversor de imagem para texto

Muitas vezes, reuniões virtuais são mais do que apenas comunicação verbal. Elas também envolvem o compartilhamento de slides, gráficos, imagens, vídeos, anotações manuscritas, etc. Os clientes costumam compartilhar essas informações para que outros possam entender os detalhes facilmente.

No entanto, escrever ou anotar manualmente esse tipo de informação é impossível. Afinal, não há tempo suficiente durante a reunião. Aqui, a ferramenta online traduzir imagem pode ajudá-los.

Esta ferramenta pode extrair texto escrito de imagens. Assim, se o cliente compartilhar um gráfico, fatura ou diagrama técnico, você pode fazer uma captura de tela e enviá-la para a ferramenta.

A partir daí, a tecnologia OCR das ferramentas identificará e extrairá o texto escrito da imagem e o converterá em um formato editável. Com essa ferramenta, você poderá facilmente preservar informações precisas, mesmo que estejam em outro idioma.

2. Bloco de notas online

Depois que o conversor extrai o texto, o próximo passo é processá-lo e salvá-lo. Aqui, um Bloco de notas online é útil. Você pode inserir o texto extraído das imagens e inseri-lo na ferramenta.

Com esta ferramenta, você pode armazenar rapidamente todas as informações da sua reunião e fazer ajustes nas áreas necessárias. Além disso, este bloco de notas permite aos usuários inserir imagens e alterar o formato do texto.

Dessa forma, você pode editar o texto, adicionar títulos, subtítulos ou marcadores para mostrar a ordem lógica ou a importância das informações. Além disso, o bloco de notas online salva seus dados automaticamente, garantindo que nada seja perdido.

Combinando essas ferramentas, fazer anotações se torna mais eficiente e preciso. Elas ajudarão você a se concentrar mais na conversa e menos no teclado.

Remover

A forma como você faz anotações durante uma reunião virtual pode influenciar significativamente o resultado da sua tarefa. Portanto, é importante seguir uma estrutura bem organizada durante o processo de anotações. Portanto, prepare seus recursos antes da reunião para lidar com quaisquer desafios que possam surgir posteriormente.

Além disso, não hesite em usar ferramentas tecnológicas, pois clientes estrangeiros podem compartilhar imagens, vídeos e gráficos, entre outros, em diferentes idiomas. Desde que esteja preparado para a reunião, você pode anotar todas as informações necessárias fornecidas pelo cliente.